PMS en Saas, Hybride, sur site… Comment et pourquoi ? Un point détaillé pour s’y retrouver.
L’informatique, comme beaucoup de métiers, a son jargon, très souvent anglais. L’acronyme Saas en est un exemple. Tout comme PMS, pour Property Management System. Ajouter à d’autres expressions, l’ensemble devient incompréhensible laissant des « spécialistes » mettre en avant leurs choix en les présentant comme des vérités immuables. Nous vous proposons de faire le point sur ce sujet TRES important et qui va conditionner en grande partie les capacités et la facilité d’utilisation de votre PMS. Trois billets sont publiés pour comprendre ces trois modes d’exploitation, identifier les critères de choix puis quels bénéfices attendre de chacune des solutions. 1ere partie : de quoi parle-t-on ? Un PMS notamment pour la gestion d’un hôtel et d’un restaurant est devenu quasi-obligatoire. La question posée est comment l’exploiter ? Plusieurs solutions sont possibles : En Saas, c-à-d Software as a Service donc « le logiciel comme un service ». Souvent très pragmatiques, nos amis anglo-saxons mettent en avant le fait que vous n’exploitez pas le logiciel mais vous l’utilisez (« Service »). Autrement dit, il n’est pas installé sur votre ordinateur, comme Word ou Excel, mais vous y accédez via un navigateur (Chrome par exemple) avec votre nom et votre mot de passe. Votre ordinateur ne sert que de console pour visualiser ce qui est calculé sur un serveur installé chez un hébergeur informatique, souvent distant de centaines de kilomètres de votre établissement. Toutes les opérations sont gérées par le navigateur. Chr365 Essentiel est une solution Saas réalisée en partenariat avec l’hébergeur NovaCloud. Elle repose sur des technologies Microsoft. Une des grandes difficultés de ces solutions est leur dépendance à Internet, à la qualité et la fiabilité de ce réseau : en cas de coupure ou saturation (souvent le cas en saison), elles ne fonctionnent plus ou très mal. « Installée sur site » signifie que le logiciel de gestion hôtelière ou de restauration est installé sur vos ordinateurs. En fonction du nombre de postes, cette installation sera plus ou moins complexe (on parle d’architecture) et lorsque que ce nombre est assez important, le choix se porte sur des architectures Clients/Serveur : un des ordinateurs joue le rôle de point central notamment pour la base de données (« le Serveur ») et les autres postes (les « Clients ») communiquent avec lui notamment pour la mise à jour des données. Cette communication est faite via un réseau Ethernet (Wifi ou câble) et ne dépend pas d’Internet. Les performances sont optimales et permettent de faire communiquer sur ce réseau divers équipements, comme les imprimantes, de façon tout aussi performante. Les solutions Chr365 Business et Entreprise sont majoritairement installées sur site, certains de nos clients ayant plus de 30 postes de travail actifs. Hybride ? Ce qualificatif désigne toutes les solutions qui sont … un peu des deux ! Chr365 en a fait sa spécialité. Il est par exemple possible d’avoir des postes locaux donc » installés sur site », qui communiquent avec un serveur en Saas. De même, il est possible que le logiciel de gestion hôtelière ou de restauration soit en Saas lorsque l’établissement est fermé permettant de s’y connecter de partout dans le monde, puis installé sur site lorsque l’établissement est ouvert en saison garantissant de très bonnes performances. Le Directeur de plusieurs établissements peut avoir une partie de ses établissements en Saas parce que délocalisés et une installation sur site pour l’établissement principal d’où il travaille I Alors comment choisir ? Notre prochain billet vous donnera des clés pour aider dans votre prise de décision.
TO, REVPAC, ADR, REVPAR,… ces indicateurs sont-ils vraiment pertinents?
La question peut sembler étonnante pour un hôtelier dans la mesure où ces indicateurs, principalement construits autour des chambres, sont suivis très régulièrement afin d’apprécier la performance des établissements. Avec un focus important sur le Taux d’occupation (TO) et le Revenue per Available Room (REVPAR). Mais ces indicateurs historiques sont-ils si pertinents ? Nous posons la question car plusieurs d’entre vous nous ont fait part de leurs doutes et surtout de leur recherche d’autres indicateurs, ça tombe bien, Chr365 peut vous en proposer d’autres… Par exemple, un confrère qui dirige un établissement haut de gamme, nous disait « … mon TO mensuel ou annuel, en fait je ne le connais pas ». Pourquoi ? Parce que comme tout chef d’entreprise, sa préoccupation est de dégager de la marge : «Je préfère 10 clients qui dépensent chacun 500 euros que 20 clients qui dépensent chacun 250 euros, à chiffre d’affaires égal, la marge sera bien meilleure avec la première option et moins de frais». Évidemment, l’idéal est un TO au top avec des clients qui dépensent (avoir des offres attractives) et des chambres pleines. De « Euro par mètre-carré » à « Euro par client » Si l’objectif est d’accroitre sa marge, mesurer un taux d’occupation n’apporte pas grand-chose sauf à valider une lapalissade, qu’un hôtel vide ne rapporte rien et à mettre en place des savants calculs de rentabilité en fonction de ce fameux taux. La préoccupation de l’hôtelier – chef d’entreprise est bien celle exprimée par ce confrère, à savoir comment faire pour que les clients dépensent plus dans mon établissement pour leur plus grande satisfaction. Quitte à supporter d’avoir moins de clients ! Même si cela peut sembler paradoxale. Le raisonnement peut surprendre mais il est très fréquent dans d’autres secteurs économiques. Prenons l’exemple de la grande distribution Un gérant de magasin cherchera bien sûr à faire venir le plus possible de clients dans son établissement. C’est son « taux d’occupation ». Mais ce gérant de magasin ne s’arrêtera pas là car il n’est que très peu intéressé par les « promeneurs ». Au contraire, il souhaite que chaque visiteur dépense plus possible et il va faire en sorte que son parcours soit pensé pour accroitre la tentation : les produits de saison sont à l’entrée et ceux de première nécessité au fond du magasin. De même les têtes de gondoles sont pensées en fonction de la saisonnalité, la disposition des produits au sein des rayons aussi. Qui est déjà ressorti de chez Ikéa sans rien acheter ? Ce panier moyen est primordial pour valider un CA et une marge optimum. Dans le e-commerce, les mètres-carrées ne sont plus comptabilisés mais la problématique est la même ! Il suffit d’avoir passé une commande sur Amazon pour comprendre la puissance des outils marketing mis en place (« si vous achetez ça vous avez aussi besoin de ça, vous aimerez peut-être en plus, offres complémentaires, conseils, offre de prestations de montage, etc…), l’envoi systématique de newsletters et autres promos, etc… Ces deux univers ont une métrique commune : le montant du panier du client. Autrement dit, combien d’euros par client. Il n’est plus question de visiteurs, de mètres-carrés mais combien rapporte chaque client en chiffres d’affaires, et son corollaire, en marge. Il s’agit finalement du Revenue per Available Customer (REVPAC). En fait, il s’agit surtout d’un véritable changement de paradigme pour les hôteliers. En admettant qu’il vaut mieux avoir des clients qui rapportent plus que le simple prix de la nuit. Les hôtels haut de gamme l’ont bien compris avec bar, restaurant, boutiques, et leur clients captifs qui trouvent tout ce qu’ils ont besoin sans sortir… Ce changement de paradigme a de nombreuses conséquences ; nous aurons l’occasion d’en reparler mais le point de départ est comment le mesurer. La majeure partie des PMS ont été conçus pour gérer des espaces (des chambres). La clé est dans le PMS et ses applications satellites Chr365 est un « tout en un » qui place le client au centre. Quel que soit l‘activité : hébergement, restauration, vente, loisirs… les données clients sont centralisées. Contrairement à des assemblages « ad hoc » de logiciels, fruit d’alliances souvent éphémères, où la consolidation est complexe. Avec Chr365, il devient alors très facile de connaitre le montant dépensé par chaque client. Et de réaliser des comparaisons et corrélations pour comprendre les conditions de la rentabilité et où doivent être des efforts pour l’accroitre. Pour mettre aussi en relation la satisfaction des clients et comprendre ce qui plait et ce qui plait moins et donc accroître la fidélisation de ses clients. Comme le fait la grande distribution en se disant qu’un hôtel est un espace de chalandise. Nos clients, avec de nouveaux concepts de loisirs, l’ont expérimenté pour vous, et Chr365 est pour beaucoup d’entre eux un vecteur de rentabilité et de fidélisation des clients qu’ils apprécient. Vous voulez développer vos marges, vos offres et fidéliser vos clients, contactez-nous pour en parler.
Choisir un PMS hôtelier pour votre entreprise : les 3 erreurs à ne pas commettre ! Un dernier conseil
Dans nos deux précédents billets, nous évoquions la 1ere erreur qui consiste à acheter des « caractéristiques techniques » sans réel rapport avec vos besoins. Et la 2eme qui consiste à ne pas construire sa solution de façon globale. Et donc, pour finir, acheter un produit indapté. Dernier épisode sur un sujet pas toujours bien perçu: la certification NF525 Erreur #3 : ne pas vérifier la conformité NF525 du logiciel que vous souhaitez utiliser De très nombreux fournisseurs français ou étrangers interviennent sur le marché des PMS et il n’est pas facile de s’y retrouver. Premier réflexe : exiger d’emblée la preuve de la Certification de conformité à la norme NF525, comme https://chr365.eu/chr365-certification/. Pour mémoire, cette norme est obligatoire depuis 2018 et c’est la responsabilité du dirigeant de s’équiper d’un produit conforme (comme pour un instrument de mesure ou du matériel de cuisine). Il s’agit bien d’une obligation et pas d’un avantage ou d’un « plus ». Ne pas respecter cette obligation d’utiliser un logiciel d’encaissement certifié NF525 expose le dirigeant à une amende. Et soyez très prudent avec les « auto-certification ». Dans ce cas, l’éditeur de la solution est « juge et partie ». Il est préférable que ce certificat soit établi par un organisme indépendant et habilité comme cela est le cas d’Infocert. Si le fournisseur est incapable de fournir ce certificat, demandez-vous pourquoi ? Contactez-nous pour nous parler de votre projet d’investissement dans un logiciel pour hôtels et restaurants performant ! Du simple hôtel au simple restaurant, au structures complexes, notre expertise vous fera optimiser du temps et le temps… c’est de l’argent.
Choisir un PMS hôtelier pour votre entreprise : les 3 erreurs à ne pas commettre ! 2ème conseil
Nous poursuivons notre saga. Précédemment, nous évoquions la 1ere erreur qui consiste à acheter des « caractéristiques techniques » sans réel rapport avec vos besoins. Et donc, pour finir, acheter un produit inadapté. Aujourd’hui, nous évoquons la 2eme erreur fréquente qui consiste à ne pas construire sa solution de façon globale. Erreur #2 : acheter des « boîtes » La tentation est grande d’acheter des postes de travail « pré-équipés » comme des pads, des tablettes voire des consoles et de les brancher sur le réseau pour avoir le fonctionnement attendu. Un peu comme des télévisions ou téléphones installés dans les chambres. Un système d’informations, celui que toute PME ou TPE a mis en place, est plus complexe et très différent dans sa mise en œuvre qu’un réseau de domotique. A cette étape, il ne faut plus raisonner « poste par poste » mais sur la globalité des postes et de leurs interactions, d’où le terme de « système d’informations ». Pour des entreprises de plusieurs centaines de collaborateurs, il est habituel de faire appel à un « architecte de système d’information ». Comme cela est le cas pour construire une maison ou un bâtiment. Et il ne viendrait à l’idée de personne de s’intéresser à la décoration des pièces (les postes de travail) avant de savoir comment sera construit la maison (surface, nombre d’étages). Dans le cas présent, les questions à se poser sont multiples : doit-on favoriser une architecture distribuée où chaque poste est autonome (le Restaurant, l’Hôtel, le SPA…) ou au contraire une architecture centralisée avec une base de données commune, installée sur un serveur et des postes qui communiquent avec cette base (ce que l’on appelle une architecture client/serveur). Les mêmes questions se posent pour la gestion des impressions, des réservations, des paiements, etc… Il est préférable de se les poser avant qu’après le déploiement du PMS : à nouveau, mieux vaut savoir si la maison aura un ou deux étages avant de la construire ! Là aussi, des consultants spécialisés peuvent vous accompagner dans cette réflexion et vous faire économiser beaucoup d’argent en évitant des investissements inutiles. Contactez-nous pour nous parler de votre projet d’investissement dans un logiciel pour hôtels et resturants performant ! Du simple hôtel au simple restaurant, au structures complexes, notre expertise vous fera optimiser du temps et le temps… c’est de l’argent. Cette réflexion sera précieuse car elle simplifiera le déploiement des progiciels qui sont destinés à être utilisés par de nombreux utilisateurs, souvent saisonniers. Découvrez la troisième erreur à ne pas commettre en cliquant ici.
Choisir un PMS hôtelier pour votre entreprise : les 3 erreurs à ne pas commettre ! 1/3
Choisir un logiciel de gestion hôtelière ou PMS pour Property Management System, peut s’avérer délicat. Vous êtes concernés et ne savez pas comment traiter ce sujet, en effet, vous êtes hôtelier et/ou restaurateur et l’informatique est un métier. Comme l’indique le magazine Tendance Hôtellerie (https://www.tendancehotellerie.fr/) dans son dernier éditorial de l’année : « Côté hôteliers, certains ont accéléré leur digitalisation, parfois en ajoutant simplement des couches (de coûts, pas forcément d’efficacité), parfois en ayant un vrai plan et une architecture solide qui leur permettra d’évoluer et d’affiner au fil du temps » Ce constat, nous le faisons régulièrement et il nous a conduit à rédiger une série de trois billets sur ce blog sur les « trois erreurs à ne pas commettre » lorsque l’on veut déployer un PMS. Erreur #1 : acheter des « caractéristiques » Sur un marché où les offres sont nombreuses, il est tentant de faire des comparatifs des différentes caractéristiques offertes par les produits proposés. Souvent, ces comparatifs sont des données collectives, chaque collaborateur sollicité donnant son avis, selon son expérience et son poste. Si la démarche peut sembler « collaborative », elle est contre-productive. Il faut à l’inverse partir de vos besoins, ce qui suppose de les avoir identifiés, opération qui qui nécessite d’être réalisée avec méthode. Et qui peut-être réalisée en équipe. Une façon de faire est de construire un diagramme « données – traitements – flux ». La terminologie peut inquiéter mais la démarche est assez simple : Données : c’est identifier les différents postes de votre établissement, par exemple, deux postes au Restaurant, un à l’Accueil, un au SPA, … où seront générées des données (factures, entrée dans le CARDEX) ; Traitements : c’est lister ce que les collaborateurs à ces postes devront « traiter ». Par exemple, les postes Restaurant devront prendre des commandes, envoyer des bons de commande en Cuisine, sortir des notes et encaisser les règlements ; Flux : ils s’identifient facilement, par exemple, les postes Restaurant devront communiquer avec la Cuisine et avec l’Accueil lorsqu’il faudra, par exemple, transférer une note sur le compte d’un client résident. Ce travail de schémas prendra un peu de temps mais il vous en fera gagner beaucoup ! Car, c’est à partir de cette analyse que vous pourrez identifier les fonctionnalités et les critères importants par rapport à vos besoins. Vous obtiendrez un tableau précis et pas simplement un comparatif de caractéristiques. Notre conseil : si vous n’êtes pas à l’aise à cette démarche, faites appel à des consultants spécialisés qui ont cette expérience et vous feront gagner du temps et de l’argent. Contactez-nous pour nous parler de votre projet d’investissement dans un logiciel pour hôtels et restaurant performant ! Du simple hôtel au simple restaurant, au structures complexes, notre expertise vous fera optimiser du temps et le temps… c’est de l’argent. Découvrez la deuxième erreur à ne pas commettre en cliquant ici.
Plus de cash, des contrôles d’accès automatisés…la solution intégrée Ard-Chr365 va vous simplifier la vie !
Vous gérez un centre de vacances, de loisirs ou sportif…. La nouvelle solution ARD-Chr365 est faite pour vous ! A partir d’un badge personnalisé, vos clients accéderont aux activités pour lesquelles ils sont enregistrées, pourront régler les différentes prestations, ouvrir leur chambre, profiter des lieux de restaurations, de snacking, des bars… Plus de cash, plus de terminaux de paiement inutiles. Les badges se rechargent via une application sécurisée sur le Net ou à partir des bornes sécurisées ARD installées sur votre site. Les opérations réalisées par vos clients seront automatiquement enregistrées sur leur compte dans le PMS hôtelier Chr365 et pourront être traitées en fonction des forfaits et packages choisis. Et bien évidemment, ce badge peut devenir votre carte de fidélité, reconnue comme telle par le logiciel Chr365 facilitant les opérations de marketing direct ! Vous voulez en savoir plus ? Contactez votre interlocuteur Chr365 ou ARD.
Partagez l’expérience de nos clients
Chr365 Directory, livret d’accueil numérique pour des hôtels 2, 3 et 5 étoiles. Livret d’accueil numérique ? Beaucoup en parlent, la crise COVID et les évolutions des critères de classification hôteliers (à partir de 3 étoiles) ayant accéléré l’abandon du traditionnel classeur « Directory ». Mais qu’en est-il de l’usage de ce nouveau média et de son intérêt ? Nous avons demandé à trois Directrices et Directeur d’hôtels 2, 4 et 5 étoiles, qui utilisent Chr365 Directory, le livret d’accueil numérique du PMS hôtelier Chr365, de partager leurs expériences (1). 1er constat partagé par tous : « Chr365 Directory est plus simple, plus propre et toujours à jour ». Sophie Henriot du Château de Mons ajoutant « la création et la mise à jour des informations sont très faciles et l’ergonomie est agréable ». Werner Behra de l’hôtel Ermitage complète : « Un Directory numérique est un réel avantage pour l’hôtelier et le client ; il n’y a plus de problèmes de pages manquantes ou détériorées (difficilement admissibles dans un établissement haut de gamme) ; l’image d’un chevalet avec un QR Code est plus moderne que celle du classeur d’un autre temps. » Personne ne regrette les classeurs fastidieux à mettre à jour, l’impression des documents ayant par ailleurs un coût non négligeable. Joanna Courtot du Best Hôtel Dunkerque indique : « plusieurs clients préfèrent consulter nos prestations, notamment nos tarifs au bar, directement sur Chr365 Directory plutôt que de demander ». Timidité ? Peur de déranger ? … Difficile à savoir mais Chr365 Directory aide les indécis, renforçant le sentiment de se sentir comme chez eux. Si le QR Code – le moyen de se connecter à Chr365 Directory – est d’usage courant, le réflexe de le flasher en arrivant dans un hôtel n’est pas encore pris. Dans les trois hôtels, les classeurs dans les chambres ont été remplacés par une affichette indiquant l’existence du Directory électronique avec le QR Code associé. De la même façon ces affichettes se retrouvent au bar et à la réception. Joanna Courtot ajoute « lorsque nous accueillons un nouveau client, nous leur montrons comment faire avec leur smartphone. Si l’opération est évidente pour des gens jeunes, elle l’est moins pour des personnes plus âgées. En voyant la simplicité d’usage, elles sont rassurées ». Werner Behra confirme « qu’effectivement il faut être proactif car la consultation via le QR code n’est pas encore un réflexe mais ensuite les clients sont contents de retrouver aisément les services de l’hôtel. » Au-delà des informations usuelles, qu’est ce qui plait le plus ? Indéniablement la section Découverte de l’environnement de l’hôtel. Pour le Best Hôtel Dunkerque, « les informations relatives aux activités notamment sportives (qui peuvent être mises à jour facilement) sont appréciées ». Au Château de Mons, Sophie Henriot précise : « Nos clients sont demandeurs de conseils sur les centres d’intérêt autour du Château. Nous avons déjà créé des sections à ce sujet et nous allons développer des parcours de randonnée dans le vignoble de l’Armagnac. Nous pourrons proposer des guides avec des informations sur les points d’intérêts du parcours ». (1) Un grand merci à : Mme Joanna Courtot, Directrice du Best Hôtel de Dunkerque http://www.besthotel.fr/Dunkerque), Mme Sophie Henriot, Directrice du Château de Mons (https://www.chateaumons.com/), M. Werner Behra, Directeur de l’hôtel Ermitage (https://www.lemsm.com/), d’avoir pris le temps de partager leurs expériences afin d’aider leurs confrères à mettre en œuvre efficacement ces nouveaux outils. Si vous voulez en savoir plus sur Chr365 Directory, écrivez-nous à contact@chr365.fr ou appelez-nous au 02 72 24 70 70
Partagez l’expérience de nos clients – l’hôtel Timberlodge
L’hôtel Timberlodge en plein coeur de l’Oisans Mettre en place un logiciel de gestion hôtelière qui ne soit pas une simple « caisse » mais un véritable système d’informations, synonyme d’efficacité n’est pas toujours simple ! Nous avons donné la parole à nos clients qui ont accepté de partager leurs expériences, donner des conseils… Un partage qui sera sans doute très utile à tous ceux d’entre vous…qui recherchent productivité, performance et confort dans leurs activités. L’hôtel Timberlodge (https://www.timberlodge.fr/fr ) est un magnifique établissement situé au cœur du Massif de l’Oisans dans les Alpes. Outre les prestations d’hébergement, l’établissement propose un restaurant qui se définit comme un lieu à vivre, un SPA et un cadre fabuleux ! Le Timberlodge propose des prestations d’organisation de séminaires professionnels ou d’évènements familiaux. Monsieur Franck Menard dirige l’établissement depuis son ouverture. Un de ses premiers chantiers a été de mettre en place un logiciel de gestion performant. Son choix s’est porté sur la solution Chr365 installée à son hôtel et couplée avec les solutions de la société D-EDGE. Il a accepté de répondre à nos questions. Chr365 : Quels étaient les problèmes rencontrés et les solutions recherchées ? Franck Menard : « Nous cherchions un logiciel qui nous permette de gérer l’hôtel, le restaurant, le bar, le spa avec un même logiciel offrant une gestion globale. Nous ne voulions pas qu’il y ait une multitude de notes à fusionner après coup. On nous avait proposé des solutions « assemblées » avec des produits spécifiques à chaque activité. Or, ces solutions posent des problèmes de compatibilité et de stabilité. Nous voulions aussi une solution fluide et bien connectée avec notre moteur de réservation D-EDGE et que nous n’ayons pas de problème, ce qui est le cas. La réactivité du service Assistance de Chr365 était aussi importante pour nous, ce qui est aussi le cas. Le logiciel devait être simple et ouvert afin que nous puissions le gérer nous-même, changer les menus, les plats, … Beaucoup de logiciels sont fermés. J’ai un autre établissement où nous utilisons l’ancien logiciel qui avait été mis en place par l’ancien propriétaire et tout est très complexe, les mises à jour sont compliquées, ne serait-ce que pour changer un menu où il faut appeler leur assistance. Enfin, nous souhaitions une facturation du logiciel qui s’adapte à notre activité avec une grosse pointe en décembre et février et assez peu en juillet et août et rien à l’intersaison. Votre système d’abonnement basé sur le chiffre d’affaires mensuel prend en compte cette spécificité et pour une activité saisonnière c’est parfait. Cette spécificité nous a aussi conduit à rechercher un logiciel qui soit simple à expliquer à nos employés qui changent tous les ans afin qu’ils puissent le prendre la main sans avoir besoin d’heures de formation. Avec Chr365, on peut donner aux utilisateurs uniquement accès aux modules dont ils ont besoin ce qui leur évitent d’avoir trop d’onglets…et de se perdre. Chr365 est finalement simple à utiliser pour chaque membre du personnel à son poste. Chr365 : … en fait, vous êtes dans l’hyperpersonnalisation ? Franck Menard : « Le bar et le restaurant n’a accès qu’à ses modules, le SPA aussi, … et sauf la réception qui a accès à presque tout, les personnels n’ont accès qu’aux fonctions dont ils ont besoin ce qui leur évitent de faire des erreurs ou de se disperser en utilisant des modules qu’ils ne connaissent pas. Le back office et les opérations de reporting sont uniquement accessibles à mon assistante et moi-même. En saison, les clients restent une semaine en moyenne … et toutes les opérations sont concentrées sur le compte clients à partir du numéro de chambre. C’est la première question que nous posons pour toute demande… « quel est votre numéro de chambre ». De cette façon, il n’y a pas de notes perdues ou orphelines en fin de journée ou de semaine et nous connaissons encore mieux nos clients. Chr365 : Quels ont été les bénéfices de la mise en œuvre de cette solution ? Franck Menard : le premier est la tranquillité d’esprit, de savoir qu’on a une solution efficace, qui communique bien et permet de facturer sans erreur les clients. Cette tranquillité est vraiment appréciable lorsqu’on dirige un établissement comme le Timberlodge. Rien de pire qu’au moment de la facturation de se retrouver avec des clients qui polémiquent ! Le logiciel est installé sur un serveur et je peux me connecter à distance, interagir avec le logiciel même si je ne suis pas sur place, par exemple, pour corriger une erreur d’un réceptionniste. C’est vraiment appréciable. J’évoquai la simplicité d’utilisation du logiciel pour le personnel. Mais cette simplicité est aussi importante pour moi ! Je ne me sens jamais en difficulté pour utiliser Chr365. Et en cas de blocage, le service Assistance est très réactif. En un mot : pas de stress par rapport à mon logiciel de gestion ! Les widgets sont très sympas avec un côté ludique. Nous exploitons aussi beaucoup les rapports de Chr365, qui sont très nombreux, peut-être trop. Un autre point positif est l’évolutivité du système : nous avons fait des retours sur des fonctions pas adaptées et à la mise à jour suivante du logiciel, la modification a été faite. Par exemple, il y a un an, sur les « appels » au restaurant qui étaient limités à 5, vous avez supprimé cette limite. C’est « top » de savoir que si nous avons un réel problème qui nous rend la vie moins facile, vous êtes capable de le résoudre rapidement. Chr365 : Merci beaucoup pour cette contribution !
En restauration, les salariés peinent à jongler entre vie professionnelle et vie personnelle…
Les salariés du secteur de la restauration peinent à jongler entre vie professionnelle et vie personnelle. Voici quelques pistes pour jongler entre les deux S’adapter Avant de se lancer dans la restauration, ce n’était pas une surprise pour tous : les conditions de travail ne sont pas les mêmes que dans les autres secteurs. Le personnel travaille certainement plus, à des horaires décalés, mais ce modèle est inhérent au secteur de la restauration. Il est donc important d’avoir une capacité d’adaptation. Bien que l’employeur ait la possibilité de modifier certaines conditions de travail, il est difficile de changer certaines caractéristiques qui s’attachent à ce métier. Fixer des limites S’adapter, c’est bien. Mais il faut également savoir dire “stop” quand il le faut. La vie de famille ne doit pas pâtir de la vie professionnelle. Bien que les métiers de la restauration exigent une grande disponibilité, il faut s’organier à confier des tâches que le salarié pourra accomplir et c’est essentiel. Communiquer et s’organiser Réussir à gérer sa vie professionnelle et sa vie de famille n’est pas simple. Il faut donc apprendre à s’organiser et à optimiser le temps au travail notamment en utilisant un PMS comme Chr365 doté de fonctionnalités tel que la prise de commandes en salles ou des applications de type houseKeeping. Ces applications permettent d’éviter des déplacements inutiles, d’organiser son travail ou de communiquer avec son équipe…
Partagez l’expérience de nos clients: l’Hôtel Ermitage, 5 étoiles, Mont St Michel
Mettre en place un logiciel de gestion hôtelière qui ne soit pas une simple « caisse » mais un véritable système d’informations, synonyme d’efficacité n’est pas toujours simple! Nous avons donné la parole à nos clients qui ont accepté de partager leurs expériences, donner des conseils… Un partage qui sera sans doute très utile à tous ceux d’entre vous…qui recherchent productivité, performance et confort dans leurs activités. L’hôtel Ermitage (https://www.lemsm.com/) est un magnifique établissement 5 étoiles situé à quelques centaines de mètres du Mont St Michel, lieu emblématique du paysage français. Monsieur Werner BEHRA a acquis l’établissement début 2021 et le dirige depuis son ouverture, un de ses premiers chantiers ayant été de mettre en place un logiciel de gestion performant. Son choix s’est porté sur la solution Chr365 installée à son hôtel et couplée avec les solutions de la société D-EDGE. Il a accepté de répondre à nos questions. • Quels étaient les problèmes rencontrés notamment liés à votre spécificité ? Werner Behra : « nous recherchions un logiciel qui intègre sur une même plateforme le maximum de fonctionnalités pour couvrir toutes nos activités, à savoir l’hébergement, la restauration, le bar et celles que nous développons. Un point essentiel pour notre clientèle et qui est commun à tous les établissements de luxe est le suivi des clients. Lors d’une arrivée, il faut pouvoir retrouver rapidement l’historique d’un client, se souvenir des habitudes, de sa chambre préférée… tout ce qui fait la qualité d’un accueil. Dans mon précédent poste, le logiciel utilisé ne facilitait pas ce travail ce qui m’obligeait à préparer, la veille au soir, les arrivées du lendemain et donc à rédiger des mémos … travail long et fastidieux et beaucoup d’énergie dépensée. Un dernier point important concerne la fiabilité du produit et son corollaire qui est la réactivité du support. Comme pour beaucoup de confrères, les personnels ont des missions bien précises et pas de temps pour « dépanner » le logiciel. La fiabilité est essentielle et en cas de problèmes, il faut pouvoir compter sur une assistance réactive. » • Quelle solution a été retenue, notamment en termes d’organisation ? Werner Behra : « nous avons choisi le logiciel Chr365 dans sa version « Hôtel – Restaurant – Bar » connecté aux solutions D-EDGE notamment pour la gestion des canaux (Channel Management) et de notre politique tarifaire. Au départ, nous avons équipé un poste en Direction, un en Réception, un au Bar et un Restaurant plus une imprimante en Cuisine pour les bons. Chaque poste a été paramétré en fonction de sa destination, l’ensemble permettant d’automatiser au maximum toutes les opérations de gestion. En particulier, chaque collaborateur peut transférer les notes de son poste vers le compte du client. Après quelques semaines, nous avons fusionné les postes « Bar » et « Restaurant » car la saisie des commandes se fait très vite et qu’il n’est pas utile d’avoir deux postes distincts. Nous avons optimisé le poste Accueil-Réception à la fois par un meuble design adapté et élégant et par le choix d’un ordinateur portable qui peut se ranger dans un tiroir et est donc discret. Nous avons simplifié la connectique grâce à un adaptateur qui nous permet de la regrouper sur un simple port USB. Ainsi, nous pouvons déplacer le portable très rapidement dans un autre lieu. Le serveur Chr365 a été installé dans un local sécurisé. Nous avons choisi la solution TeamViewer qui nous permet de nous connecter à Chr365 de n’importe quel lieu. Solution efficace qui nécessite un peu d’habitude et d’expériences. La formation et la prise en main s’est faite sans difficulté et nous sommes devenus très rapidement autonomes ». • Quels ont été les bénéfices de la mise en oeuvre de cette solution ? Werner Behra : « Globalement nous avons réussi à ouvrir en temps voulu avec un planning serré, ce qui est très positif. La mise en place des solutions Chr365 et D-EDGE s’est très bien passée avec la réactivité attendue. Le logiciel Chr365 fonctionne sans difficulté et le couplage avec D-EDGE est très efficace. Cette connexion qui automatise les réservations nécessite un peu d’attention mais permet de gagner beaucoup de temps. Le module de Yield Management est très efficace et permet de gérer ses tarifs en quelques clics ; je l’utilise régulièrement. L’accès immédiat au CARDEX de Chr365 est un point très positif ; il nous permet de gagner du temps et de garantir un accueil de très haut niveau. En un clin d’œil, nous savons tout ce qu’il y a à savoir sur un client…. Et donc fini les mémos préparés la veille au soir. Dans un établissement de notre catégorie, c’est indispensable. Enfin j’apprécie beaucoup les widgets et les graphiques notamment d’occupation journalière qui en un clin d’œil me donnent une bonne vision de l’activité et sont donc très utiles pour le Yield Management. » Un grand merci de l’équipe Chr365 à M. Werner Behra pour avoir pris le temps de partager son expérience.
