Choisir un logiciel de gestion hôtelière ou PMS pour Property Management System, peut s’avérer délicat. Vous êtes concernés et ne savez pas comment traiter ce sujet, en effet, vous êtes hôtelier et/ou restaurateur et l’informatique est un métier.

Comme l’indique le magazine Tendance Hôtellerie (https://www.tendancehotellerie.fr/) dans son dernier éditorial de l’année : « Côté hôteliers, certains ont accéléré leur digitalisation, parfois en ajoutant simplement des couches (de coûts, pas forcément d’efficacité), parfois en ayant un vrai plan et une architecture solide qui leur permettra d’évoluer et d’affiner au fil du temps »

Ce constat, nous le faisons régulièrement et il nous a conduit à rédiger une série de trois billets sur ce blog sur les « trois erreurs à ne pas commettre » lorsque l’on veut déployer un PMS.

Erreur #1 : acheter des « caractéristiques »

Sur un marché où les offres sont nombreuses, il est tentant de faire des comparatifs des différentes caractéristiques offertes par les produits proposés. Souvent, ces comparatifs sont des données collectives, chaque collaborateur sollicité donnant son avis, selon son expérience et son poste.

Si la démarche peut sembler « collaborative », elle est contre-productive.

Il faut à l’inverse partir de vos besoins, ce qui suppose de les avoir identifiés, opération qui qui nécessite d’être réalisée avec méthode. Et qui peut-être réalisée en équipe.

Une façon de faire est de construire un diagramme « données – traitements – flux ».

La terminologie peut inquiéter mais la démarche est assez simple :

  1. Données : c’est identifier les différents postes de votre établissement, par exemple, deux postes au Restaurant, un à l’Accueil, un au SPA, … où seront générées des données (factures, entrée dans le CARDEX) ;
  2. Traitements : c’est lister ce que les collaborateurs à ces postes devront « traiter ». Par exemple, les postes Restaurant devront prendre des commandes, envoyer des bons de commande en Cuisine, sortir des notes et encaisser les règlements ;
  3. Flux : ils s’identifient facilement, par exemple, les postes Restaurant devront communiquer avec la Cuisine et avec l’Accueil lorsqu’il faudra, par exemple, transférer une note sur le compte d’un client résident.

Ce travail de schémas prendra un peu de temps mais il vous en fera gagner beaucoup !

Car, c’est à partir de cette analyse que vous pourrez identifier les fonctionnalités et les critères importants par rapport à vos besoins. Vous obtiendrez un tableau précis et pas simplement un comparatif de caractéristiques.

Notre conseil : si vous n’êtes pas à l’aise à cette démarche, faites appel à des consultants spécialisés qui ont cette expérience et vous feront gagner du temps et de l’argent.

Contactez-nous pour nous parler de votre projet d’investissement dans un PMS performant ! Du simple hôtel au simple restaurant, au structures complexes, notre expertise vous fera optimiser du temps et le temps… c’est de l’argent.

Découvrez la deuxième erreur à ne pas commettre en cliquant ici.