L’hôtel Timberlodge (https://www.timberlodge.fr/fr ) est un magnifique établissement situé au cœur du Massif de l’Oisans dans les Alpes.

Outre les prestations d’hébergement, l’établissement propose un restaurant qui se définit comme un lieu à vivre, un SPA et un cadre fabuleux ! Le Timberlodge propose des prestations d’organisation de séminaires professionnels ou d’évènements familiaux.

Monsieur Franck Menard dirige l’établissement depuis son ouverture. Un de ses premiers chantiers a été de mettre en place un logiciel de gestion performant.

Son choix s’est porté sur la solution Chr365 installée à son hôtel et couplée avec les solutions de la société D-EDGE. Il a accepté de répondre à nos questions.

Chr365 : Quels étaient les problèmes rencontrés et les solutions recherchées ?

Franck Menard : « Nous cherchions un logiciel qui nous permette de gérer l’hôtel, le restaurant, le bar, le spa avec un même logiciel offrant une gestion globale. Nous ne voulions pas qu’il y ait une multitude de notes à fusionner après coup. On nous avait proposé des solutions « assemblées » avec des produits spécifiques à chaque activité. Or, ces solutions posent des problèmes de compatibilité et de stabilité.

Nous voulions aussi une solution fluide et bien connectée avec notre moteur de réservation D-EDGE et que nous n’ayons pas de problème, ce qui est le cas. La réactivité du service Assistance de Chr365 était aussi importante pour nous, ce qui est aussi le cas.

Le logiciel devait être simple et ouvert afin que nous puissions le gérer nous-même, changer les menus, les plats, … Beaucoup de logiciels sont fermés. J’ai un autre établissement où nous utilisons l’ancien logiciel qui avait été mis en place par l’ancien propriétaire et tout est très complexe, les mises à jour sont compliquées, ne serait-ce que pour changer un menu où il faut appeler leur assistance.

Enfin, nous souhaitions une facturation du logiciel qui s’adapte à notre activité avec une grosse pointe en décembre et février et assez peu en juillet et août et rien à l’intersaison. Votre système d’abonnement basé sur le chiffre d’affaires mensuel prend en compte cette spécificité et pour une activité saisonnière c’est parfait.

Cette spécificité nous a aussi conduit à rechercher un logiciel qui soit simple à expliquer à nos employés qui changent tous les ans afin qu’ils puissent le prendre la main sans avoir besoin d’heures de formation. Avec Chr365, on peut donner aux utilisateurs uniquement accès aux modules dont ils ont besoin ce qui leur évitent d’avoir trop d’onglets…et de se perdre. Chr365 est finalement simple à utiliser pour chaque membre du personnel à son poste.

Chr365 : … en fait, vous êtes dans l’hyperpersonnalisation ?

Franck Menard : « Le bar et le restaurant n’a accès qu’à ses modules, le SPA aussi, … et sauf la réception qui a accès à presque tout, les personnels n’ont accès qu’aux fonctions dont ils ont besoin ce qui leur évitent de faire des erreurs ou de se disperser en utilisant des modules qu’ils ne connaissent pas.

Le back office et les opérations de reporting sont uniquement accessibles à mon assistante et moi-même.

En saison, les clients restent une semaine en moyenne … et toutes les opérations sont concentrées sur le compte clients à partir du numéro de chambre. C’est la première question que nous posons pour toute demande… « quel est votre numéro de chambre ». De cette façon, il n’y a pas de notes perdues ou orphelines en fin de journée ou de semaine et nous connaissons encore mieux nos clients.

Chr365 : Quels ont été les bénéfices de la mise en œuvre de cette solution ?

Franck Menard : le premier est la tranquillité d’esprit, de savoir qu’on a une solution efficace, qui communique bien et permet de facturer sans erreur les clients. Cette tranquillité est vraiment appréciable lorsqu’on dirige un établissement comme le Timberlodge. Rien de pire qu’au moment de la facturation de se retrouver avec des clients qui polémiquent !

Le logiciel est installé sur un serveur et je peux me connecter à distance, interagir avec le logiciel même si je ne suis pas sur place, par exemple, pour corriger une erreur d’un réceptionniste. C’est vraiment appréciable.

J’évoquai la simplicité d’utilisation du logiciel pour le personnel. Mais cette simplicité est aussi importante pour moi ! Je ne me sens jamais en difficulté pour utiliser Chr365. Et en cas de blocage, le service Assistance est très réactif.

En un mot : pas de stress par rapport à mon logiciel de gestion !

Les widgets sont très sympas avec un côté ludique. Nous exploitons aussi beaucoup les rapports de Chr365, qui sont très nombreux, peut-être trop.

Un autre point positif est l’évolutivité du système : nous avons fait des retours sur des fonctions pas adaptées et à la mise à jour suivante du logiciel, la modification a été faite. Par exemple, il y a un an, sur les « appels » au restaurant qui étaient limités à 5, vous avez supprimé cette limite.

C’est « top » de savoir que si nous avons un réel problème qui nous rend la vie moins facile, vous êtes capable de le résoudre rapidement.

Chr365 : Merci beaucoup pour cette contribution !