Mettre en place un logiciel de gestion hôtelière qui ne soit pas une simple “caisse” mais un véritable système d’informations, synonyme d’efficacité n’est pas toujours simple! Nous avons donné la parole à nos clients qui ont accepté de partager leurs expériences, donner des conseils… Un partage qui sera sans doute très utile à tous ceux d’entre vous…qui recherchent productivité, performance et confort dans leurs activités.
L’hôtel Ermitage (https://www.lemsm.com/) est un magnifique établissement 5 étoiles situé à quelques centaines de mètres du Mont St Michel, lieu emblématique du paysage français.
Monsieur Werner BEHRA a acquis l’établissement début 2021 et le dirige depuis son ouverture, un de ses premiers chantiers ayant été de mettre en place un logiciel de gestion performant.
Son choix s’est porté sur la solution Chr365 installée à son hôtel et couplée avec les solutions de la société D-EDGE. Il a accepté de répondre à nos questions.
• Quels étaient les problèmes rencontrés notamment liés à votre spécificité ?
Werner Behra : « nous recherchions un logiciel qui intègre sur une même plateforme le maximum de fonctionnalités pour couvrir toutes nos activités, à savoir l’hébergement, la restauration, le bar et celles que nous développons.
Un point essentiel pour notre clientèle et qui est commun à tous les établissements de luxe est le suivi des clients. Lors d’une arrivée, il faut pouvoir retrouver rapidement l’historique d’un client, se souvenir des habitudes, de sa chambre préférée… tout ce qui fait la qualité d’un accueil. Dans mon précédent poste, le logiciel utilisé ne facilitait pas ce travail ce qui m’obligeait à préparer, la veille au soir, les arrivées du lendemain et donc à rédiger des mémos … travail long et fastidieux et beaucoup d’énergie dépensée.
Un dernier point important concerne la fiabilité du produit et son corollaire qui est la réactivité du support. Comme pour beaucoup de confrères, les personnels ont des missions bien précises et pas de temps pour « dépanner » le logiciel. La fiabilité est essentielle et en cas de problèmes, il faut pouvoir compter sur une assistance réactive. »
• Quelle solution a été retenue, notamment en termes d’organisation ?
Werner Behra : « nous avons choisi le logiciel Chr365 dans sa version « Hôtel – Restaurant – Bar » connecté aux solutions D-EDGE notamment pour la gestion des canaux (Channel Management) et de notre politique tarifaire.
Au départ, nous avons équipé un poste en Direction, un en Réception, un au Bar et un Restaurant plus une imprimante en Cuisine pour les bons. Chaque poste a été paramétré en fonction de sa destination, l’ensemble permettant d’automatiser au maximum toutes les opérations de gestion. En particulier, chaque collaborateur peut transférer les notes de son poste vers le compte du client.
Après quelques semaines, nous avons fusionné les postes « Bar » et « Restaurant » car la saisie des commandes se fait très vite et qu’il n’est pas utile d’avoir deux postes distincts.
Nous avons optimisé le poste Accueil-Réception à la fois par un meuble design adapté et élégant et par le choix d’un ordinateur portable qui peut se ranger dans un tiroir et est donc discret. Nous avons simplifié la connectique grâce à un adaptateur qui nous permet de la regrouper sur un simple port USB. Ainsi, nous pouvons déplacer le portable très rapidement dans un autre lieu. Le serveur Chr365 a été installé dans un local sécurisé.
Nous avons choisi la solution TeamViewer qui nous permet de nous connecter à Chr365 de n’importe quel lieu. Solution efficace qui nécessite un peu d’habitude et d’expériences.
La formation et la prise en main s’est faite sans difficulté et nous sommes devenus très rapidement autonomes ».
• Quels ont été les bénéfices de la mise en oeuvre de cette solution ?
Werner Behra : « Globalement nous avons réussi à ouvrir en temps voulu avec un planning serré, ce qui est très positif. La mise en place des solutions Chr365 et D-EDGE s’est très bien passée avec la réactivité attendue.
Le logiciel Chr365 fonctionne sans difficulté et le couplage avec D-EDGE est très efficace. Cette connexion qui automatise les réservations nécessite un peu d’attention mais permet de gagner beaucoup de temps.
Le module de Yield Management est très efficace et permet de gérer ses tarifs en quelques clics ; je l’utilise régulièrement.
L’accès immédiat au CARDEX de Chr365 est un point très positif ; il nous permet de gagner du temps et de garantir un accueil de très haut niveau. En un clin d’œil, nous savons tout ce qu’il y a à savoir sur un client…. Et donc fini les mémos préparés la veille au soir. Dans un établissement de notre catégorie, c’est indispensable.
Enfin j’apprécie beaucoup les widgets et les graphiques notamment d’occupation journalière qui en un clin d’œil me donnent une bonne vision de l’activité et sont donc très utiles pour le Yield Management. »
Un grand merci de l’équipe Chr365 à M. Werner Behra pour avoir pris le temps de partager son expérience.
